Quels outils collaboratifs en ligne utiliser en gestion de projet ? L’offre des séjour Ethic Etapes a eu la bonne idée d’héberger sur son site, en 2017, un ensemble de documents utiles pour trouver des outils collaboratifs en ligne gratuits, solutions efficaces à cette interrogation légitime.
Utiliser des outils collaboratifs, avoir une stratégie d’ensemble, réfléchi à ses objectifs, tester ces solutions et les rendre disponibles en équipe, les expliciter… Tels sont les challenges d’adoption d’outils collaboratifs au sein de projets.
Livret Les outils collaboratifs
Tout d’abord, un livret Les outils collaboratifs (21 pages, en PDF) qui propose une sélection de plateformes en ligne pouvant répondre à ces 4 besoins :
- Travailler en direct, à distance, sur les mêmes documents,
- Faciliter le travail, les échanges et le partage d’informations entre 2 temps de travail,
- En parallèle : chaque personne travaille séparément sur une partie différente du document,
- De manière séquentielle : chaque personne édite le document à tour de rôle.
Les outils sélectionnés correspondent à 3 types de pratiques en mode collaboratif :
- Travailler à plusieurs : édition de fichiers (Google Drive, Framapad, Prezi), brainstorming et mind mapping (Stormboard, GroupZap, Coggle), partage et organisation de fichiers (Google Drive, Dropbox, WeTransfer),
- Communiquer à distance : discussions instantanées (Slack, HipChat, FrontApp), visio-conférence (GoToMeeting, Jitsi Meet, Room),
- Gestion de Projets : gestion du temps (Google Agenda, Doodle, Gantter), gestion des tâches (Trello, Asana, Hive), multifonctions (ProPulse, Wrike, FreedCamp).
Chaque outil présenté fait l’objet d’une fiche pratique avec description de l’utilité de l’application, ses avantages et ses inconvénients, pourquoi l’utiliser ?
Bien évidemment, on sait que si l’outillage est important dans un projet collaboratif, on ne peut pas s’abstenir de mettre en place en amont une méthodologie de projet efficiente qui prend en compte a minima : la cible, les objectifs, les ressources disponibles et un timing pensé.
Avant de mettre en place des outils, il convient de les tester au sein de sa structure ou de son organisation, de limiter avec soin le nombre d’outils et de créer des procédures d’utilisation (tel outil pour tel usage).
Tutoriels de 3 outils collaboratifs clés
En outre, le même portail présente 3 tutoriels en libre téléchargement pour prendre en main étape par étape ces applications :
Tutoriel Freedcamp (3 pages, en PDF) : Outil de gestion de projet qui rassemble plusieurs solutions pour travailler en équipe : création de tâches, listes de tâches, espace de discussions, partage de fichiers et calendrier du projet.
Tutoriel Propulse (3 pages, en PDF) : Outil gratuit de gestion de projet par équipe. Après s’être inscrit sur le site, on peut démarrer un nouveau projet ou rejoindre un projet existant.
Tutoriel Google Drive (3 pages, en PDF) : Outil pour créer, modifier et partager des documents de type texte, présentation, tableur.
Crédits photos : Unsplash.
